Anexo B sobre retenção exportação e eliminação no Assydua
Versão 1.0 | Publicação autorizada em 20 de outubro de 2026
Este anexo regula a devolução e eliminação dos dados do Cliente e distingue os sistemas ativos das cópias de segurança. Aplica-se após publicação e aceitação com as condições correspondentes. Não prolonga nem altera retroativamente os prazos de contratos anteriores.
1 Durante o serviço
O Cliente define os prazos legais dos dados que trata e utiliza as funcionalidades de consulta, exportação e gestão. Conserva nos seus próprios arquivos os elementos necessários às suas obrigações após o fim do serviço. A disponibilidade de armazenamento ou de backups não autoriza conservação ilimitada.
O Prestador limita o tratamento à prestação, às instruções documentadas e às obrigações legais próprias. Não conserva a base laboral integral apenas para comprovar uma fatura, contrato ou pagamento.
2 Fim da subscrição
No cancelamento normal, o acesso mantém-se até ao fim do ciclo e não renova. A plataforma identifica o último dia de acesso. Os prazos seguintes contam do fim efetivo da subscrição e não da data do pedido de cancelamento.
Uma suspensão não é, por si só, término do contrato. Na resolução ou noutra cessação, o Prestador comunica a data efetiva, o prazo de devolução e o procedimento de eliminação. Não é prometida execução automática de todos os tipos de cessação quando o processo concreto requer intervenção do operador.
3 Pedido de exportação
Após o último dia de uma subscrição paga, o Cliente dispõe de noventa dias completos para pedir a devolução dos dados. A contagem começa no dia seguinte ao fim efetivo, no fuso Europe/Lisbon. O acesso normal fica bloqueado e os dados são conservados para devolução e eliminação.
O representante autorizado envia o pedido para geral@assydua.com, identificando a empresa e o âmbito. O Prestador verifica identidade e poderes, regista o pedido e comunica o canal protegido, os formatos e o prazo de entrega adequado ao âmbito e volume, respeitando os prazos legais aplicáveis.
A exportação utiliza os formatos e documentos disponibilizados pelo serviço. Uma cópia técnica de recuperação não é garantia de migração automática para outro produto. Transformações adicionais dependem de acordo, sem restringir direitos legais de devolução ou portabilidade.
Recebido e validado um pedido dentro do prazo, o Prestador regista a entrega pendente e suspende a eliminação dos dados necessários até a concluir. O bloqueio é gerido pelo operador; a receção do email não é apresentada como uma ação automática sobre a base de dados. A conclusão é registada após entrega, e retoma-se o prazo original. Se já tiver terminado, a eliminação pode prosseguir após a conclusão, sem outro período de noventa dias.
4 Teste sem conversão e escolha do Cliente
No período experimental sem conversão, o prazo para pedir exportação é de trinta dias após o fim do teste, conforme as condições aceites. Esse prazo não significa que exista uma eliminação automática do teste em todos os ambientes. O Prestador aplica o procedimento correspondente ao teste e não utiliza indevidamente a rotina de cancelamento de subscrições pagas para o substituir.
Se houver conversão, os dados necessários à continuidade passam a integrar a relação de subscrição. Não são eliminados pelo simples fim do teste. Os noventa dias da subscrição não se aplicam automaticamente a um teste nunca convertido.
O Cliente pode instruir devolução seguida de eliminação ou pedir eliminação antecipada, sem prejuízo das obrigações legais. As instruções são verificadas e registadas. A ausência de pedido de exportação não prolonga automaticamente os prazos aplicáveis.
5 Eliminação dos sistemas ativos
Terminado o prazo aplicável e não existindo entrega pendente ou fundamento legal documentado de conservação, o Prestador elimina os registos e ficheiros tratados por conta do Cliente. Os bloqueios e datas são verificados antes da operação. Nas subscrições pagas canceladas, o procedimento exige fim da subscrição, empresa inativa, retenção expirada e ausência de exportação pendente.
A eliminação limita-se à empresa identificada. Contas que pertençam também a outras empresas conservam as associações e dados necessários a essas relações; os dados dessas outras empresas não são eliminados. Os ficheiros partilhados só podem ser removidos quando tal não prejudique outra relação legítima.
Falhas na remoção de ficheiros são tratadas até à conclusão, sem considerar concluída uma remoção que ainda esteja pendente. O Cliente pode pedir confirmação da eliminação e informação sobre o calendário remanescente dos backups. Cópias já descarregadas pelo Cliente ficam sob a sua responsabilidade.
6 Cópias de segurança
Os backups destinam-se à recuperação e continuidade, com acesso restrito e proteção adequada. A eliminação nos sistemas ativos não significa eliminação simultânea de todas as cópias anteriores.
A política operacional comunicada prevê retenção por idade de sete dias para cópias locais e externas. Podem existir várias cópias no mesmo dia. As que ultrapassem esse prazo são removidas na execução diária seguinte concluída com sucesso; não existe garantia de eliminação ao segundo no final de cento e sessenta e oito horas.
A limpeza externa exige uma cópia recente válida e verificação do envio. Uma falha pode prolongar temporariamente a conservação e é investigada e corrigida. Cópias fora da rotina, incluindo cópias manuais ou de restauro, exigem controlo e eliminação próprios. A limpeza de uma pasta de backups não equivale ao esvaziamento geral de uma conta de armazenamento.
Se a remoção seletiva imediata não for tecnicamente viável, a cópia permanece isolada e protegida até à expiração. Antes de repor dados restaurados em utilização normal, o Prestador verifica e reaplica as eliminações e restrições já devidas. Uma recuperação não autoriza a reapresentação de dados que deveriam permanecer eliminados.
As cópias externas utilizam Google Drive integrado no Google Workspace, nos termos do Anexo A e do acordo de tratamento aplicável.
A utilização de Google Workspace mantém a retenção operacional de sete dias e a cifragem antes do envio. A alteração do destino não autoriza conservação indefinida ou reinício artificial da idade das cópias. Uma substituição do destino é verificada antes de interromper o envio para o anterior. As cópias aí existentes, incluindo lixo, versões ou cópias fora da rotina, são inventariadas e tratadas segundo os prazos e fundamentos aplicáveis, com registo da operação. O regime de eliminação e recuperação do fornecedor pode diferir da rotação da pasta de backups; o Prestador não confunde a remoção de um ficheiro com eliminação física instantânea de todas as réplicas.
7 Documentação própria do Prestador
Faturas e documentos de suporte sujeitos a arquivo fiscal são conservados separadamente durante os dez anos civis subsequentes, sem prejuízo de regras especiais aplicáveis, nos termos do artigo 52.º do CIVA. A plataforma de gestão laboral não substitui o arquivo fiscal do Prestador nem o do Cliente.
A prova contratual e as comunicações essenciais são limitadas aos elementos necessários para executar o contrato, demonstrar as condições aceites, regularizar obrigações ou exercer e defender direitos. A necessidade é revista após a cessação e a resolução das obrigações; uma conservação adicional por litígio ou imposição legal fica documentada e cessa quando terminar o fundamento. Não é atribuído automaticamente a toda a correspondência ou a todos os dados laborais o prazo do arquivo fiscal.
Pedidos de direitos e respostas são limitados à demonstração do tratamento do pedido e a obrigações ou reclamações relacionadas. Os registos de segurança são limitados à investigação e prevenção dos riscos a que respeitam. Esses critérios não constituem uma promessa de que todos os logs técnicos tenham uma mesma rotação automática.
O Prestador assegura o arquivo autónomo dos documentos que deva conservar antes de eliminar os registos operacionais da empresa. A eliminação da empresa pode remover os registos comerciais existentes na aplicação; não é declarada uma separação automática ou conservação permanente desses registos no sistema ativo.
8 Registo e confirmação
O Prestador regista, no processo da empresa, a data efetiva de término, o prazo aplicável, os pedidos de exportação, as entregas e os atos de eliminação e de tratamento de falhas. A confirmação ao Cliente distingue operações concluídas, cópias ainda sujeitas à rotação e exceções documentadas, sem revelar dados de terceiros ou segredos de segurança.
As estatísticas do site público e os tratamentos próprios do Prestador seguem a Política de Privacidade e não são confundidos com a eliminação dos dados laborais por conta do Cliente. Este anexo não dispensa o Cliente dos seus prazos legais de arquivo nem elimina direitos dos titulares.